Mengapa Aplikasi Absensi Karyawan Online Penting Untuk Bisnis ?

Editor: KRjogja/Gus

Setiap perusahaan tentu menginginkan kinerja karyawannya bisa terpantau secara real-time atau otomatis terintegrasi dengan data karyawan perusahaan, sehingga memudahkan dalam proses penggajian serta pencapaian prestasi maupun target dari perusahaan. Untuk itu perusahaan membutuhkan aplikasi absen karyawan online.

Sederhananya, aplikasi online waktu dan kehadiran atau aplikasi absen karyawan online  mampu mengotomatisasi proses pencatatan jam kerja karyawan. Namun, pada umumnya, yang ditemukan tidak lebih dari jam waktu kerja elektronik.

Sistem ini memainkan peran penting dalam beberapa operasi bisnis, termasuk:

  1. Meminimalisir kesalahan manusia yang terkait dengan pelacakan dan kehadiran karyawan
  2. Mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk mengelola proses sumber daya manusia (SDM)
  3. Memfasilitasi penjadwalan, estimasi, penggajian, dan manajemen regulasi tenaga kerja

Apa itu Aplikasi Absen Karyawan Online ?

Aplikasi absen karyawan dapat diartikan sebagai aplikasi jam waktu karyawan atau aplikasi untuk memantau kehadiran karyawan. Istilah-istilah merujuk pada sistem yang melakukan berbagai fungsi sehari-hari perusahaan, yaitu :

  1. Melacak jam yang dicatat oleh setiap karyawan
  2. Memonitor lembur dan absen karena cuti, cuti sakit dan hari libur
  3. Kemampuan penjadwalan yang lebih canggih, seperti penjadwalan shift dan distribusi jadwal.

Dalam sistem absensi yang terintegrasi, modul pelacakan kehadiran akan terhubung dengan sistem penggajian serta fungsi SDM penting lainnya, seperti administrasi tunjangan dan evaluasi karyawan.

Upah karyawan terikat dengan jam kerja. Mengintegrasikan sistem penggajian, waktu dan kehadiran akan membantu bisnis dalam melacak jam kehadiran setiap karyawan, terutama jika tingkat pembayaran berbeda untuk jam lembur.

Fitur Umum Perangkat Lunak Waktu dan Kehadiran Karyawan

1.   Punch-clock dan entri waktu manual

Fungsi paling dasar adalah kemampuan untuk absen masuk dan keluar dan memasukkan waktu secara manual bila diperlukan. Beberapa alat juga menawarkan pembaca kartu magnetik, kemampuan mulai/berhenti otomatis (misalnya, mencatat waktu masuk saat Anda menghidupkan komputer, dan keluar saat Anda mematikannya), PIN dan fitur lain untuk memfasilitasi pencatatan waktu.

2.   Penghitungan Cuti

Memungkinkan Anda untuk melacak aktual dan penggunaan hari sakit, hari libur, hari libur atau cuti berbayar, memungkinkan penghitungan kehadiran yang mudah, sisa hari libur, dan persetujuan cuti berbayar.

3.   Integrasi seluler

Sangat berguna bagi perusahaan yang karyawannya menghabiskan banyak waktu di luar kantor, aplikasi seluler memungkinkan karyawan untuk masuk dan keluar dimanapun mereka berada. Banyak juga yang menyertakan alat pelacakan GPS, mendukung Anda dalam mengoptimalkan penggunaan waktu.

4.   Penjadwalan karyawan

Sistem penjadwalan umum memungkinkan Anda membuat dan memantau jadwal dan membandingkannya dengan waktu kerja yang sebenarnya. Manajer juga dapat mengatur peringatan lembur dan pengingat karyawan untuk meningkatkan kehadiran, keterlambatan, dan kondisi lembur yang tidak perlu.

5.   Biaya pekerjaan

Penetapan biaya pekerjaan menggunakan data historis dan analitik cerdas untuk menentukan berapa banyak jam kerja yang dibutuhkan. Hal ini membantu meminimalisir kesalahan penghitungan yang bersifat estimasi.

6.   Integrasi penggajian

Aplikasi harus terintegrasi secara efektif dengan sistem penggajian perusahaan Anda untuk memastikan kecepatan dan keakuratan pembayaran dan akuntansinya.

Rekomendasi Aplikasi Absensi Karyawan Online Terbaik

1.  Aplikasi Talenta by Mekari

Anda pasti sudah tidak asing dengan aplikasi absensi karyawan online terbaik berbasis cloud yang satu ini, dimana selalu menawarkan tampilan fitur yang lengkap, clean serta mudah untuk diakses.

Aplikasi inovatif dari Talenta by Mekari hadir dengan fitur absensi yang dapat diintegrasikan dengan mesin fingerprint. Melalui aplikasi Talenta by Mekari, manager HR dapat dengan mudah menerima atau menolak permintaan cuti karyawan, beserta keperluan administrasi lain yang biasanya membutuhkan proses approval yang cukup memakan waktu.

Harga yang ditawarkan oleh Talenta by Mekari pun beragam, sesuai dengan besarnya perusahaan. Harga dibagi dalam tiga paket, yaitu basic, mid-size, dan enterprise.

2.  Aplikasi Attendo Plus

Attendo Plus adalah solusi pelacakan kehadiran, yang membantu bisnis merencanakan, membuat, mempromosikan, dan mengelola acara. Peserta pameran dapat terhubung dengan peserta melalui fungsi jaringan, mengekspor prospek, dan menggunakan kode QR untuk mengumpulkan informasi pengunjung.

Fitur utama Attendo Plus termasuk pemberitahuan otomatis, formulir khusus, sertifikat digital, dan pengingat. Ini memungkinkan penyelenggara membuat kuesioner untuk meminta umpan balik dari peserta dan mengakses data peserta secara real-time. Selain itu, bisnis dapat melacak pendaftaran, mengakses laporan, dan menyesuaikan platform dengan warna dan logo bermerek.

Menggunakan Attendo Plus, tamu dapat membuat profil pengguna dan menerima pemberitahuan tentang acara mendatang. Harga tersedia berdasarkan permintaan dan dukungan diperluas melalui FAQ, email, telepon, basis pengetahuan, dan tindakan online lainnya.

3.  Aplikasi Calamari

Calamari adalah solusi sumber daya manusia berbasis cloud yang menawarkan dua modul yaitu manajemen cuti dan layanan masuk/keluar jam kerja. Perangkat lunak ini cocok untuk usaha kecil hingga menengah di industri apa pun dan menawarkan aplikasi seluler Android dan iOS.

Pengguna yang mencari sistem manajemen cuti dapat menggunakan alat online Calamari, yang mengotomatiskan perhitungan PTO dan menawarkan kalender absen yang terintegrasi dengan Google Apps, Jira, Slack, dan lainnya. Calamari memungkinkan pengguna untuk mengkonfigurasi alur kerja yang berbeda untuk berbagai jenis absen dan secara otomatis menerapkan kebijakan cuti perusahaan mereka.

Modul masuk/keluar jam calamari menawarkan berbagai metode pencatatan jam kerja. Pengguna dapat mengklik tombol di browser, memindai kode QR, mengetik perintah Slack, atau bahkan menggunakan iBeacons untuk mengotomatiskan pencatatan jam kerja berdasarkan kedatangan lokasi. Timesheet dapat diedit dan karyawan dapat meminta perubahan pada timesheet mereka.

Jika Anda tertarik mencoba Anda bisa mendapatkan aplikasi Calamari yang tersedia berdasarkan data per karyawan, per tahun.

4.  Aplikasi Timely

Satu lagi aplikasi absensi karyawan online Timely yaitu salah satu aplikasi manajemen proyek yang mampu membantu bisnis dari semua kebutuhan project serta membagikan dan menjadwalkan tugas kepada anggota tim dan melacak kiriman untuk memvisualisasikan proyek.

Hal ini memungkinkan administrator untuk menyeimbangkan sumber daya di berbagai klien dan proyek sesuai dengan tenggat waktu dan kesepakatan anggaran.

Bisnis perusahaan Anda dapat memanfaatkan Timely untuk melacak kinerja tim Anda terhadap indikator produktivitas utama (KPI), serta menghasilkan lembar waktu untuk mengidentifikasi karyawan yang kurang bekerja atau terlalu banyak bekerja, dan berbagi laporan dengan individu yang relevan untuk menganalisis kinerja karyawan. Sistem ini juga memungkinkan manajer untuk merinci proyek dan menganalisis waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas dan melacak pencapaian proyek.

Ini menawarkan antarmuka pemrograman aplikasi (API), yang memungkinkan bisnis mengintegrasikan platform dengan MS Azure AD, Teamwork, ActiveCollab, Aha!, WorkflowMax, ZenHub, dan banyak lagi. Kapanpun Anda membutuhkan aplikasi akan selalu tersedia baik itu secara berlangganan bulanan dan tahunan dan dukungan tersedia melalui email, basis pengetahuan, dan tindakan online lainnya.

5.  Aplikasi Homebase

Aplikasi Homebase adalah solusi pelacakan dan penjadwalan waktu berbasis cloud yang membantu personel sumber daya manusia mengatur dan mengelola jadwal, lembar waktu, dan penggajian karyawan. Ini melayani bisnis di industri seperti layanan makanan, ritel, perawatan kesehatan, aplikasi, dan lainnya.

Pengguna dapat membuat jadwal karyawan menggunakan antarmuka drag-and-drop. Jadwal dapat dikirim ke karyawan melalui pesan teks atau email. Solusi ini juga memungkinkan pengguna untuk mendapatkan visibilitas ke dalam biaya tenaga kerja dengan melacak jam kerja dan lembur karyawan.

Homebase juga menawarkan pelaporan kesalahan otomatis dan berbagai kemampuan ekspor data. Integrasi mencakup beberapa solusi titik penjualan seperti Clover, Poynt, Talech, Square, Breadcrumb, Lightspeed, dan Revel Systems. Aplikasi seluler untuk perangkat iOS dan Android juga tersedia untuk penggunaan jarak jauh.

Layanan ditawarkan secara berlangganan bulanan. Paket ini mencakup dukungan melalui telepon, email, obrolan, dan webinar.

6.  Aplikasi Freshteam

Cara termudah untuk menangani waktu istirahat karyawan dengan kalender khusus, daftar hari libur, atau minggu kerja khusus dengan cepat untuk digunakan sebagai bagian dari kebijakan waktu istirahat Anda.

Kebijakan waktu istirahat khusus yang paling sesuai dengan perusahaan Anda. Ketika diperlukan, bahkan kinerja satu aplikasi bisa untuk setiap wilayah, shift atau tim.

Melaporkan Permintaan Persetujuan Cuti

Semua permintaan cuti karyawan akan dikirim ke manajer pelaporan dengan salinan yang ditandai ke bagian tim HR dimana kemudian meminta persetujuan.

Fitur cuti yang ada dalam aplikasi akan memberi tahu Anda setiap permintaan cuti yang tertunda, cuti yang akan datang, tren cuti berdasarkan bulan, dan banyak lagi.

7.  Aplikasi Monitask

Aplikasi Monitask memberikan solusi pemantauan karyawan untuk perusahaan yang memiliki anggota tim jarak jauh seperti pekerja lepas, kontraktor, karyawan jarak jauh, dan karyawan yang bekerja dari rumah sesekali. Alat termasuk tangkapan layar dan monitor aktivitas tingkat lanjut, serta kemampuan pelacakan waktu, membuat tim tetap fokus pada tugas yang ada untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan akuntabilitas di seluruh tim. Manajer juga dapat mengakses aplikasi melalui perangkat apa pun untuk melacak tim mereka kapan saja, di mana saja.

Dengan Monitask, karyawan dan pekerja lepas dapat memulai jam kerja secara manual saat mereka mulai mengerjakan tugas untuk pemberi kerja. Namun aplikasi akan mengambil tangkapan layar secara acak atau pada interval yang ditentukan sebagai bukti bahwa pekerjaan sedang dilakukan oleh pekerja.

Alat kontrol aktifitas kerja memungkinkan pengusaha untuk melihat aktivitas mouse dan keyboard karyawan, memeriksa program yang digunakan karyawan atau pekerja lepas mereka, serta melihat laporan untuk melihat program mana yang digunakan dan untuk berapa lama.

Pengguna dapat membuat proyek untuk tim mereka dan menugaskan karyawan yang relevan untuk mengumpulkan semua informasi yang mereka butuhkan tentang kemajuan proyek.

Monitask memberi pemberi kerja gambaran yang jelas tentang waktu yang dihabiskan tim untuk setiap proyek dengan memberi mereka statistik, dan kemampuan untuk menghasilkan laporan.

Laporan memungkinkan pemberi kerja untuk menentukan biaya setiap proyek, menganalisis keluaran karyawan mereka, serta menggunakan informasi tersebut untuk membuat faktur. Anggota tim juga dapat menggunakan fungsi pelaporan untuk melihat jam kerja mereka secara online.

Demikian tadi informasi mengenai aplikasi absensi karyawan online telah Anda simak dalam artikel ini,  semoga bisa menjadi rekomendasi bagi perusahaan Anda,  ketika ingin berinovasi dan mengembangkan kinerja perusahaan Anda. Semoga bermanfaat!.

 

BERITA REKOMENDASI