Krjogja.com - Perkembangan bisnis yang semakin pesat ditandai dengan menjamurnya perusahaan start up maupun UMKM dan jumlah karyawan yang terus bertambah. Untuk mempermudah proses penghitungan gaji, suatu perusahaan membutuhkan sebuah aplikasi yang bisa mencakup segala hal tentang penggajian yaitu sistem payroll software.
Payroll software merupakan jenis software yang bisa memudahkan berbagai macam perusahaan dalam menghitung gaji setiap karyawan mereka. Seringkali juga penghitungan tersebut juga memasukkan unsur data kehadiran setiap karyawan, lembur, uang makan, tunjangan, BPJS, dan PPh ps 21. Sistem payroll software ini biasanya bergabung atau menjadi bagian dari HRIS (Human Resource Information System) yang digunakan oleh berbagai macam perusahaan.
Penggunaan payroll software ini bisa menghemat waktu dan energi, mengontrol biaya gaji setiap karyawan dan juga meminimalisir kesalahan. Proses penghitungan dan pengiriman gaji setiap karyawan bisa diselesaikan dalam waktu singkat tanpa adanya kesalahan. Sehingga, memungkinkan sekali bagi Divisi Finance maupun HRD bisa mengerjakan tugas lainnya.
Di samping itu, memiliki sistem aplikasi yang mampu menangani payroll sendiri tanpa harus menyewa atau menggunakan jasa pihak ketiga akan jauh lebih hemat bagi perusahaan Anda. Selain bisa lebih menghemat pengeluaran, kepemilikan sistem aplikasi sendiri juga bisa menghilangkan potensi miscommunications terkait gaji dan meminimalkan jumlah pihak yang harus berinteraksi.
Disamping memiliki banyak manfaat, system payroll software juga mempunyai beberapa fungsi diantaranya
1. Menghitung Jumlah Gaji dan Potongan
Setelah jumlah gaji kotor sudah dihitung, sistem secara otomatis akan menghitung potongan seperti pajak, BPJS Kesehatan/ Ketenagakerjaan, dan asuransi. Seluruh potongan tersebut akan dimasukkan secara langsung ke jumlah gaji kotor sebelum secara otomatis dikirim ke rekening setiap karyawan.
Bahkan, beberapa sistem sistem payroll software tertentu bisa menyertakan penggantian biaya secara otomatis, seperti reimbursement, pengobatan yang tidak menggunakan BPJS, dan pengeluaran karyawan lainnya.
2. Membuat Formulir Pajak
Ada beberapa sistem payroll software yang bisa membuat formulir pajak sesuai kebutuhan perusahaan Anda dan setiap karyawan Anda. Formulir pajak tersebutlah yang kemudian bisa dicetak atau dikirim ke pihak yang bersangkutan.
3. Menyimpan Data Secara Otomatis dan Aman
Menyimpan data secara manual bisa memakan banyak waktu dan mengeluarkan banyak energi. Selain itu, juga sulit dilakukan dan membutuhkan banyak kertas serta tempat penyimpanan yang pada akhirnya juga membuat pengeluaran semakin banyak. Mengingat sistem payroll software dijalankan menggunakan sistem, maka perusahaan Anda tidak perlu lagi repot dan ribet dalam mempersiapkan beberapa hal tersebut. Data yang sudah lama juga bisa dihapus dengan mudah dan cepat apabila sudah tidak diperlukan lagi.
4. Bisa Disesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan
Tidak semua bisnis maupun perusahaan memiliki kebutuhan yang sama dan setiap bisnis maupun perusahaan bisa menyesuaikannya dengan sistem sistem payroll software yang dipilih. Perusahaan bisa menyampaikan kebutuhan mereka pada CS platform yang menyediakan sistem sistem payroll software masing-masing.
Atau di sisi lain dan sebaliknya, misalnya saja bisnis atau perusahaan Anda yang sudah berkembang dan besar serta sudah memiliki banyak sekali karyawan, Anda ingin berinvestasi pada sistem payroll software yang sudah terintegrasi dengan aspek perencanaan dan pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) dan sumber daya lainnya, seperti fungsi pengelolaan absensi, penjadwalan, perizinan, dan lain sebagainya.
5. Self-Service
Penggunaan sistem payroll software memungkinkan setiap karyawan untuk secara langsung mengakses data informasi mengenai jumlah gaji mereka, potongan, waktu kerja, bonus, dan lain sebagainya.
6. Cloud Based Software
Pada saat ini sudah hampir seluruh sistem payroll software sudah berbasis cloud. Sehingga, sudah bisa diakses dimanapun dan kapanpun Anda inginkan selama menggunakan perangkat yang terhubung dengan jaringan internet alias online. Sistem berbasis cloud tersebut juga bisa ter-update secara otomatis pada saat terjadi perubahan kebijakan pajak. Sehingga, gaji setiap karyawan akan selalu disesuaikan dengan ketentuan pemerintah yang berlaku pada saat itu.