Krjogja.com - YOGYA - Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) DIY, menggelar talkshow digital bertajuk Arsip Menyapa. Berangkat dari platform daring, DPAD ingin mensosialisasikan pentingnya menjaga dan menata arsip pada masyarakat DIY.
Hadir dalam acara tersebut Syukron Arief Muttaqien, Anggota Komisi D DPRD DIY, RM Condroyono pemerhati arsip dan Wardoyo SSn MM, Kabid Pembinaan dan Pengembangan Sistem Kearsipan DPAD DIY. Dibahas berbagai hal menarik seperti jenis-jenis arsip hingga masyarakat yang bisa menitipkan arsip pentingnya dengan aman.
Wardoyo mengatakan ada dua bentuk arsip yakni yang sifatnya terbuka bisa diakses masyarakat dan yang tertutup tak bisa diakses masyarakat. Untuk arsip tertutup DPAD DIY memiliki tempat khusus berstandar nasional untuk menyimpan yang tak semua orang bisa masuk karena sifatnya rahasia.
Tempat penyimpanan harus memenuhi standar seperti suhu ruangan yang diatur, supaya arsip tidak rusak, lembab atau dimakan binatang. Dilakukan pula penyemprotan arsip untuk menghilangkan bakteri dan virus ketika mendapat arsip dari luar.
"Kami berusaha menjaga agar dokumen tetap terjaga. Siapa yang mencuri pasti akan masuk ke ranah hukum dengan ancaman 5 tahun dan denda Rp 250 juta. Menyimpan arsip tertutup ini harus hati-hati dan tak semua orang boleh mengetahui. Arsip tertutup ini termasuk untuk tanah. Mengatur status tanah itu, keberadaan seperti apa, kepemilikan, hak dan itu yang bisa jadi fakta berdasar pada dokumen arsip tanah itu," ungkapnya.
Syukron Arief menambahkan, di DIY sudah ada Peraturan Daerah (Perda) yang mengatur terkait kearsipan yakni nomor 5 tahun 2018. Sosialisasi Perda tersebut harua terus dilakukan karena sampai saat ini nyatanya kepedulian masyarakat terkait arsip masih sangat minim.
"Banyak masyarakat misalnya menemukan persoalan terkait tanah, gara-gara tidak ada data tanah itu. Dulu simbah buyut bayari sana dan tukar apa. Ketika simbahnya sudah tidak ada, maka jadi persoalan. Ini pentingnya melakukan pengarsipan, melindungi hak-hak masyarakat. Dalam Perda diatur orang yang melakukan pengarsipan. Ini yang harapannya mempermudah masyarakat dalam melindungi kearsipan miliknya," tandas Syukron.
Pemda DIY menurut Syukron telah juga melakukan upaya mempermudah kolektif arsip dengan konversi digital. Dukungan DPRD DIY siap disampaikan agar masyarakat bisa merawat arsip penting mereka.
"Selain arsip fisik juga diarahkan ke digital. Kami di DPRD dorong juga masyarakat yang ingin melakukan pengarsipan. Kami akan mendukung dari sisi kebijakan, bagaimana sosialisasi itu penting. Banyak masyarakat di desa yang tak paham pengarsipan, jadi bungkus tempe padahal itu bisa jadi penting. Ini jangan sampai terjadi lagi," lanjut politisi PKB ini.
Wardoyo kemudian menambahkan bahwa DPAD saat ini memiliki layanan penyimpanan arsip bagi lembaga atau individu yang tak punya sumber daya merawat. Layanan ini bisa dimanfaatkan dengan berkoordinasi melalui DPAD.
"Kami di DPAD DIY bisa memfasilitasi kalau ada lembaga atau perseorangan yang kesulitan menyimpan arsip yang bisa berpengaruh pada umum. DPAD punya tempat khusus untuk arsip tertutup juga arsip terbuka. Arsip memang menjadi bentuk informasi yang harus diselamatkan, dijaga karena punya kekuatan luar biasa. Arsip menjadi memori kolektif bangsa," lanjutnya.
Sementara RM Condroyono yang menjadi pemerhati arsip mengapresiasi langkah DPAD DIY yang terus melakukan sosialisasi terkait kearsipan. Banyak masyarakat menurut dia yang kesulitan melakukan pengarsipan sampai saat ini dan harus mendapat perhatian pemerintah.
"Masyarakat ternyata bisa titip arsip pentingnya di dinas. Ini yang belum banyak kita tahu. Tentu akan menjadi hal baik karena lebih mudah, lebih aman juga," pungkas Condroyono. (Fxh)
