KRjogja.com - YOGYA - Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah atau DPAD DIY kembali menggelar program Arsip Menyapa mengusung tema Arsip Kraton Yogyakarta.
Menarik, muncul fakta begitu banyak arsip yang dimiliki Kraton Yogyakarta hingga 2 juta lembar dan membutuhkan sekitar 300 tahun untuk mengolah hingga melakukan digitalisasi arsip-arsip berusia ratusan tahun itu.
Kawedanan Widya Budaya menjadi pusat penyimpanan naskah dan arsip Kraton Yogyakarta. Terdapat ribuan layang, serat, babad, dan dokumen-dokumen kenegaraan yang diterbitkan sejak abad ke-18.
Pengelolaan dan perawatan komprehensif sangat dibutuhkan untuk menjaga naskah-naskah tersebut dari kerusakan, terutama naskah yang memuat kunci-kunci sejarah dan mengandung nilai sastrawi tinggi. Naskah dan persuratan tertua yang ada di kraton berasal dari masa pemerintahan Sri Sultan Hamengku Buwono II (1792-1828).
KRT Chandra Ismaya Ningrat, Pemerhati Kearsipan, mengatakan di Kraton Yogyakarta sudah bekerjasama dengan DPAD DIY untuk melakukan pendataan kearsipan, penomoran, digitalisasi juga penerjemahan dari huruf Jawa ke latin.
Kraton berusaha mengamankan arsip yang harapannya awet hingga ratusan tahun mendatang.
"Di Kraton saat ini ada 2 jutaan lembar arsip. Kraton mendapat pendanaan dari Danais untuk mengelola. Ada lima tim, satu tahun bisa mengelola 6 ribuan lembar arsip. Masih sedikit memang 6 ribu dibanding 2 juta. Jadi kota harus mengejar sampai 300 tahun lagi," ungkapnya dalam dialog daring tersebut.
Kawedanan Widya Budaya menurut Chandra melakukan pemilahan per kawedanan atau kedinasan di Kraton Yogyakarta untuk kemudian ditata dan dibuatkan daftar isi. Masyarakat menurut dia bisa mengakses arsip-arsip tersebut baik itu bidang pendidikan, maupun sejarah pemerintahan Kraton Yogyakarta.
"Sudah banyak yang melakukan penelitian, jadi bisa diakses untuk arsip-arsip Kraton. Memang ada yang sifatnya tak boleh diakses untuk hal-hal tertentu. Namun untuk pendidikan, sejarah sangat bisa diakses masyarakat," lanjutnya.
Sementara, Paniradya Pati Kaistimewan, Aris Eko Nugroho SP MSi, menambahkan pihaknya mempunyai ketugasan dalam keistimewaan meliputi sejarah dan asal-usul termasuk di dalamnya kearsipan Kraton dan Kadipaten Pakualaman.
Diakui Aris, banyak arsip Kraton yang berada di Eropa baik Belanda maupun Inggris yang diambil pada masa penjajahan.
"Saya pernah melihat peta Yogyakarta lengkap dengan beringin yang ada pada masa itu. Ini kita tidak punya. Harus ke luar negeri untuk melihat. Artinya, arsip harus kita kelola dan jaga sebaik mungkin. Mungkin hanya dianggap kertas tapi harapannya kini dinilai sebagai kertas yang berbicara. Tidak hanya statis tapi dinamis. Kami mendukung menyelamatkan informasi-informasi yang pernah ada, dari dua kelembagaan Kasultanan dan Kadipaten. Seturut aturan kedua lembaga berkolaborasi dengan DPAD dan kami menyediakan anggarannya. Pendanaan bisa melalui DPAD namun bisa juga ke kasultanan," tandas Aris.
Aris menilai sudah saatnya DIY mengejar ketertinggalan pengelolaan arsip dari negara luar. Pihaknya menarget, arsip yang dipunyai bisa terselamatkan dan terkelola dengan baik, baik masa lalu, masa sekarang dan masa akan datang.
"Arsip kita di luar negeri sudah ada yang dikembalikan, kalau goverment to government kadang ada kendala, tapi kalau dengan kasultanan menjadi lebih mudah. Ada 70-an naskah yang sudah dibawa ke kita. Harapannya arsip bisa kita jaga dan rawat dengan sebaik mungkin," tandasnya.