Krjogja.com - YOGYA - Dalam upaya mendukung pengelolaan sumber daya yang lebih efisien dan transparan di sektor publik, Shintya Meilisa, mahasiswa Program Studi Ekonomi Universitas Amikom Yogyakarta, berhasil menyelesaikan program magang di Dinas Pertanahan dan Tata Ruang Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY).
Selama dua bulan, dari 2 September hingga 1 November 2024, Shintya fokus pada implementasi metode First In, First Out (FIFO) sebagai solusi untuk mengatasi tantangan dalam manajemen persediaan.
Program magang ini memberikan pengalaman langsung bagi Shintya untuk menerapkan teori akademik ke dalam praktik kerja nyata. Selain itu, program ini juga memperlihatkan pentingnya kolaborasi antara dunia pendidikan dan instansi pemerintah dalam meningkatkan efisiensi dan tata kelola organisasi.
Baca Juga: Pj Bupati dan Kapolres Temanggung Cek Kesiapan pengamanan Natal
Dalam sektor publik, khususnya di instansi pemerintah seperti Dinas Pertanahan dan Tata Ruang DIY, manajemen persediaan memegang peranan penting dalam mendukung operasional sehari-hari. Barang seperti alat tulis kantor (ATK), dokumen penting, hingga bahan baku proyek harus tersedia secara tepat waktu untuk memastikan kelancaran layanan kepada masyarakat. Namun, kendala seperti kurangnya sistem yang terstruktur dan data yang tidak terorganisir sering kali menjadi hambatan utama.
Metode FIFO yang diterapkan oleh Shintya bertujuan untuk mengatasi kendala tersebut. Dengan menggunakan pendekatan ini, barang yang pertama kali masuk ke dalam sistem akan menjadi barang yang pertama kali digunakan. Hal ini penting untuk mencegah penumpukan barang lama yang berpotensi rusak atau kehilangan nilai guna akibat penyimpanan terlalu lama.
Menurut Shintya, penerapan metode FIFO ini memberikan banyak manfaat, seperti meminimalkan risiko kerusakan barang, menghindari pemborosan, dan meningkatkan transparansi dalam pengelolaan barang. Selain itu, metode ini juga membantu dinas dalam memastikan bahwa setiap barang yang ada di persediaan dikelola secara lebih terencana dan terstruktur.
Rangkaian Kegiatan Selama Magang
Selama magang, Shintya terlibat dalam berbagai tugas penting yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional di Dinas Pertanahan dan Tata Ruang DIY.
Salah satu pencapaian utama Shintya adalah mendigitalisasi arsip persediaan untuk bulan Juli, Agustus, dan September 2024. Berkas fisik yang sebelumnya tersebar kini diatur dalam format digital yang terstruktur. Data ini tidak hanya mempermudah akses tetapi juga mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan dokumen.
Arsip yang telah dipindai kemudian diintegrasikan ke dalam sistem berbasis aplikasi persediaan DIY. Langkah ini memungkinkan pencatatan dan pelaporan persediaan dilakukan secara lebih efisien dan transparan, sehingga mendukung prinsip tata kelola pemerintahan yang baik.
Shintya juga memberikan pelatihan kepada staf dinas terkait validasi kode rekening keuangan. Ia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap kode rekening yang digunakan telah sesuai dengan standar yang berlaku, sehingga mengurangi risiko kesalahan pencatatan.
Pelatihan ini mencakup penggunaan format data yang konsisten untuk mempermudah pengelolaan dan analisis data. Dengan format yang seragam, proses administrasi menjadi lebih tertata, transparan, dan mendukung efisiensi kerja dinas.
Baca Juga: Alat Baru DSA Cerebral, Pertama Kali Digunakan di RSUD Panembahan Senopati
