KETANGGUHAN Komisi Informasi Publik (KIP) tengah diuji. Lenyapnya dokumen laporan Tim Pencari Fakta (TPF) Kasus Munir menjadi trending topic di media massa. Menurut mantan anggota TPF Kasus Munir, dokumen laporan telah diserahkan langsung kepada Presiden Susilo Bambang Yudhoyono pada 24 Juni 2005. Pasca penyerahan dokumen, menurut Sekretaris Kabinet Sudi Silalahi, sebagaimana dilansir detikcom (27/6/2005), telah didistribusikan ke beberapa pejabat terkait untuk dipelajari. Selain didistribusikan, pemerintah juga dikenakan kewajiban untuk mempublikasikan kepada masyarakat luas terkait kasus pembunuhan yang menimpa Munir.
TPF dan Kontras pun dinilai ceroboh karena disinyalir tidak menyimpan salinan laporan TPF tersebut. KIP melalui sidang sengketa informasi pada akhirnya telah berhasil memenangkan gugatan Kontras. Kementerian Sekretaris Negara dikenakan kewajiban untuk menelusuri kembali dokumen laporan TFP Kasus Munir dan mempublikasikan kepada masyarakat. Persoalan ini masih belum dapat dikatakan final.
Ilmu Kearsipan
Apabila dicermati melalui logika ilmu kearsipan, permasalahan tersebut berpangkal pada 2 hal. Pertama,berkaitan dengan persoalan teknis, yaitu kekacauan tata kelola dokumen organisasi di Indonesia, khususnya organisasi publik. Dalam prosedur kearsipan, dokumen yang diterima dan/atau dikeluarkan pejabat maupun organisasi tertentu, harus dicatat dalam suatu media pencatat, misalnya buku agenda. Pihak Kontras maupun TFP pun seharusnya memiliki catatan yang membuktikan bahwa dokumen laporan tersebut telah diserahkan. Catatan tersebut juga membuktikan bahwa pihak Kontras maupun TFP memiliki salinan resmi laporan. Prosedur inilah yang kerap diabaikan oleh banyak organisasi publik sehingga muncul kasus lenyapnya dokumen laporan TFP Kasus Munir.
Kedua, prosedur lain yang kerap diabaikan adalah organisasi publik tidak memiliki sistem penyimpanan dokumen yang sesuai standar kearsipan. Akibatnya, dokumen mudah tercecer, ketlingsut bahkan hilang dan sulit dilacak. Organisasi publik memang memiliki kewajiban untuk menyelenggarakan layanan informasi publik berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Namun layanan informasi tersebut tidak akan berjalan maksimal apabila tidak dibarengi dengan tata kelola dokumen yang sesuai dengan standar kearsipan.
Permasalahan teknis tersebut pun mudah saja diabaikan apabila tidak ada kesadaran dari top management di organisasi publik. Kesadaran dalam hal ini adalah upaya untuk bersegera memperbaiki tata kelola dokumen dan menetapkan standar operasional prosedur dengan kekuatan hukum yang mengikat. Jamak ditemui di lapangan, tata kelola kearsipan yang tidak dikuatkan dengan kebijakan tertulis yang bersifat teknis prosedural. Tata kelola dokumen di banyak organisasi publik hanya didasarkan pada kebiasaan yang sudah ada sejak organisasi tersebut dibentuk.
Teknis tata kelola dokumen, meskipun bersifat fleksibel, perlu dibuatkan standar operasional prosedur. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa rekam kinerja suatu organisasi publik lebih mudah ditelusuri dan dipahami oleh masyarakat luas. Keberadaan kebijakan tertulis mengenai teknis tata kelola dokumen juga dapat meminimalkan politisasi dokumen. Ketiadaan kebijakan teknis tertulis memberi peluang kepada pimpinan organisasi publik untuk menyembunyikan informasi yang seharusnya diketahui publik. Misalnya, mudah saja bagi pimpinan organisasi publik untuk mengganti sistem penyimpanan dokumen dengan tujuan mempersulit publik dalam penelusuran informasinya. Dalam kasus dokumen laporan TFP, bukan tidak mungkin. Dalam fakta laporan telah diterima, namun pimpinan tidak memberikan disposisi untuk diarsipkan di lemari simpan dokumen sesuai standar pada umumnya. Laporan diterima, namun diarsipkan ala kadarnya oleh pimpinan. Alhasil, dokumen penting tersebut dinyatakan hilang. Tidak ada prosedur resmi, maka mudah saja bagi organisasi publik untuk menyatakan tidak pernah menerima dan menyimpan dokumen.
Penegasan
